Vy podnikáte, my Vám o tom účtujeme!
Kontakty
- Salvátorská 931/8, Staré Město, 110 00 Praha 1
- info@odeoacc.cz
- 724 254 708
Vy podnikáte, my Vám o tom účtujeme!
Komplexní službu předávání, zpracování a archivace dokladů v systému Docspoint.
V případě, že si klient přeje vést elektronický archiv dokladů, nabízí Odeo komplexní službu předávání, schvalování, zpracování a archivace dokladů v systému Docspoint. Doklad, který si klient přeje zaúčtovat, nebo uložit do Archivu, buď odešle na zvlášť určený email, nebo nahraje přes webové rozhraní ze svého počítače přímo na Docspoint. O zbytek se postará Odeo.
Docspoint je zabezpečené zálohované cloudové uložiště, které splňuje všechny evropské a české normy (včetně podmínek uložení osobních dat dle GDPR) a archivace dokladů splňuje všechny předpisy a zákony České republiky, jako je zákon o účetnictví, zákon o DPH, zákon o archivnictví a spisové službě atp.
Elektronický archiv Docspoint funguje v cloudu a dá se do něj přihlást z běžného webového prohlížeče, slouží tedy jako Váš zálohovací systém například pro potřeby daňové kontroly.
Prohlédněte si jednotlivé kroky:
První možností jak předat doklad na Docspoint je odeslání e-mailem – kdokoliv má ve společnosti na starosti likvidaci dodavatelských faktur, plnění podle smluv, vystavování odběratelských faktur atp. může takový doklad poslat e-mailem na adresu
vzor_uživatel1@docspoint.cz
Tuto adresu je možné dát i dodavatelům, například energií, kteří mohou své faktury posílat rovnou do Docspointu.
Druhou možností je nahrát dokument do Docspointu přes webové rozhraní prostým přetažením
myší nebo výběrem ze seznamu souborů, jak je zvykem například v Průzkumníkovi.
Třetí možností je Doklad naskenovat mobilní aplikací, která doklad převede na formát *.pdf a automaticky jej odešle do Docspoint.
Aplikace je stažení na AppStore, nebo PlayStore.
Před předáním nahraného dokladu účetním ke zpracování projde každý doklad procesem schválení. Ten může být buď naprosto jednoduchý – doklad se pouze posune účetnímu ke schválení, nebo naopak může mít několik úrovní s různě nadefinovanými pravomocemi každého uživatele. Pokud uvažujete o implementaci elektronického systému na oběh a schvalování dokladů ve vaší firmě, Docspoint může být to správné řešení pro vás.
Souběžně se schválením každého dokladu máte možnost doplnit informace, které potřebujete předat účetním. Například členění nákladů podle Středisek, nebo Činností, výnosů podle Zakázek, nebo prostě jen připsat Poznámku.
Takto zpracovaný dokument pak už jen předáte účetnímu k zaúčtování a k archivaci.
Účetní Odea do dokladu, který prošel vnitřním schvalovacím procesem u klienta, doplní účetní údaje a doklad odešle do Pohody.
Tím se daný doklad zároveň dostává do Archivu, kde je k dispozici už jen ke čtení. V archivu, ve vytěžených metadatech, je možné fulltextové vyhledávání.
U každého dokladu je k dispozici náhled:
U každého dokladu je k dispozici historie zpracování. Zároveň, pokud dojde k úpravě dat později v Pohodě, projeví se tato oprava automaticky i v Archivu s plnou auditní stopou, kdy a k jaké změně došlo.
Uchováte-li všechny skeny originálů dokladů či jejich pdf verze v Docspointu, splníte tím zároveň zákonnou povinnost o archivaci účetnictví, zejména dle Zákona č. 563/1991, o účetnictví i dalších právních norem.
Místo hledání ztracených e-mailů se můžete věnovat řížení svého podniku.
Elektronický oběh dokladů vám ušetří čas, který můžete věnovat produktivní činnosti.
Vaše účetnictví je archivováno v souladu se zákony po dobu minimálně 10ti let.
Potřebujete relevantní výstupy od vašeho účetního?
Proto jsme tu pro vás.
724 254 708
info@odeoacc.cz
Salvátorská 931/8, Staré Město, 110 00 Praha 1
Vy podnikáte, my Vám o tom účtujeme!